Open jobs
Management Assistant
Location
Arnhem
Location type
Hybrid
Job Type
Full time
We ARE Renewables is looking for an Management Assistant for one of our clients in the energy sector.
De functie:
Als Team Assistant binnen de Business Unit Large Projects Netherlands (bestaande uit 6 collega's) ondersteun je meerdere projectteams die werken aan de voorbereiding, aanbesteding en realisatie van grote infrastructurele energieprojecten op vnl locaties Wijchen (voorfase), Breda en Tilburg (realisatie).
In jouw rol zorg je voor de praktische en administratieve ondersteuning van het projectteam. Er wordt een proactieve houding verwacht. Je beheert agenda’s, organiseert vergaderingen, verzorgt verslaglegging en bewaakt actiepunten. Daarnaast ondersteun je bij het structureren van projectdocumentatie, het bijhouden van planningen en het op orde houden van het digitale archief. Je werkt nauw samen met Project Leads en andere teamleden en bent een onmisbare schakel in het soepel laten verlopen van de dagelijkse projectactiviteiten.
Je werkt hoofdzakelijk vanuit het hoofdkantoor in Arnhem, maar bent ook regelmatig op (project)locaties in Wijchen en Zuid Nederland actief. Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.
Wat breng jij mee?
Je bent een energieke en gestructureerde ondersteuner die goed gedijt in een projectmatige, technische omgeving. Je houdt proactief overzicht, weet snel te schakelen en werkt zorgvuldig en zelfstandig. Je haalt voldoening uit het ontzorgen van collega’s en het soepel laten verlopen van ondersteunende processen.
Softskills:
De functie:
Als Team Assistant binnen de Business Unit Large Projects Netherlands (bestaande uit 6 collega's) ondersteun je meerdere projectteams die werken aan de voorbereiding, aanbesteding en realisatie van grote infrastructurele energieprojecten op vnl locaties Wijchen (voorfase), Breda en Tilburg (realisatie).
In jouw rol zorg je voor de praktische en administratieve ondersteuning van het projectteam. Er wordt een proactieve houding verwacht. Je beheert agenda’s, organiseert vergaderingen, verzorgt verslaglegging en bewaakt actiepunten. Daarnaast ondersteun je bij het structureren van projectdocumentatie, het bijhouden van planningen en het op orde houden van het digitale archief. Je werkt nauw samen met Project Leads en andere teamleden en bent een onmisbare schakel in het soepel laten verlopen van de dagelijkse projectactiviteiten.
- Proactief plannen, organiseren en voorbereiden van interne en externe overleggen en events, indien gewenst verzorg je verslaglegging en bewaking van voortgang/actiepunten
- Verantwoordelijk voor coördinatie en mede-opstellen van specifieke documenten, zoals bijvoorbeeld besluitvormingsnotities en tijdlijndocumenten;
- Beheren van digitale projectdossiers en archivering in SharePoint;
- Signaleren van knelpunten in planning of actiepunten en proactief opvolgen;
- Fungeren als aanspreekpunt binnen het team voor organisatorische en administratieve vragen;
- Zorgen voor duidelijke communicatie richting betrokkenen binnen en buiten het projectteam;
- Meewerken aan de verdere professionalisering van ondersteunende processen binnen Area South;
- Flexibel ondersteunen bij ad-hoc taken of tijdelijke piekbelasting binnen het team.
Je werkt hoofdzakelijk vanuit het hoofdkantoor in Arnhem, maar bent ook regelmatig op (project)locaties in Wijchen en Zuid Nederland actief. Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.
Wat breng jij mee?
Je bent een energieke en gestructureerde ondersteuner die goed gedijt in een projectmatige, technische omgeving. Je houdt proactief overzicht, weet snel te schakelen en werkt zorgvuldig en zelfstandig. Je haalt voldoening uit het ontzorgen van collega’s en het soepel laten verlopen van ondersteunende processen.
- Een afgeronde mbo+ en/of hbo opleiding in een administratieve projectondersteunende richting;
- Aantoonbare ervaring in een ondersteunende functie binnen een projectorganisatie (minimaal 5 jaar), bij voorkeur in een technische omgeving;
- Ervaring met werken binnen meerdere projectteams tegelijk, en het effectief balanceren van uiteenlopende prioriteiten;
- Ervaring met projectmatig werken en gevoel voor deadlines, structuur en besluitvormingsprocessen;
- Goede beheersing van de Nederlandse én Engelse taal, in woord en geschrift;
- Zeer vaardig met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams) en SharePoint. Voornamelijk diepgaande kennis en aantoonbare ervaring in Excel is een vereiste;
Softskills:
- Je voelt je thuis in een dynamische omgeving met veel verschillende stakeholders en weet hierin overzicht te houden;
- Je hebt een proactieve houding, oog voor detail en sterke communicatieve vaardigheden;
- Je bent in staat om snel te schakelen tussen het werk dynamiek/cultuur van het hoofdkantoor en de (project)locaties.
- Je bent sterk in het navigeren door complexe situaties. Je luistert actief naar je team, begrijpt de impact van je werk op anderen en communiceert op een diplomatieke manier om samenwerking te bevorderen. Je staat stevig in je schoenen, neemt niet zomaar iets aan op basis van een eerste indruk en durft kritische, maar constructieve vragen te stellen.
- Je bent flexibel, durft het initiatief te nemen, klantgericht, stressbestendig en een echte teamplayer.
- Je bent bereid wekelijks te reizen naar de verschillende locaties.
- Kernwoorden: ontzorgen, proactief, initiatiefrijk, leergierig, flexibel, mensenkennis, sterk communicatief
FAQ
Questions candidates ask before applying
There are multiple ways to apply for a position with us. If you wish to apply directly to a specific job, please visit the job listing and use the “Apply” button to submit your application. Alternatively, if you are interested in applying for an open position or exploring potential opportunities, you can fill out our online form.
We specialize in a wide range of job positions within the renewables industry, including roles in solar, wind, hydro, bioenergy, and more. Our expertise covers technical, engineering, project management, administrative, and other key areas crucial to the renewables sector.
Our personalized approach enables us to understand not only the qualifications but also the values and culture of both candidates and companies. By aligning these factors, we strive to achieve a strong match that leads to long-term success and satisfaction for both parties.